Jeste li znali da dokumente možete odobravati i putem mobilne aplikacije s bilo kojeg mjesta – jednostavno i u potpunosti sigurno? Saznajte kako pojednostaviti i ubrzati poslovne procese.

Vlastito mStartovo rješenje Digitalni ured čini paket usluga: digitalizacija papirnatih dokumenata, usluge mEDI za razmjenu elektroničkih dokumenata, eRačun, mProces sustav za upravljanje procesima i dokumentima te mArhiva kao sustav za dugotrajnu pohranu poslovne dokumentacije.

Razvija se s organizacijom, prati potrebe korisnika, trendove u industriji i na tržištu, što dovodi do impresivnog rasta baze DMS (Digital Management System) korisnika.

Implementacija digitalnih dokumenata i interno odobravanje

mProces, dio mStartovog paketa Digitalnog ureda, nudi rješenje za implementaciju bilo kakvog digitalnog dokumenta, koji prolazi procese odobravanja unutar organizacije. Radi se o multicompany web aplikaciji, dostupnoj on-premise ili u cloud verziji te je integriran s mEDI platformom i mArhivom.

Promjena poslovnih procesa

Razvojem vlastitog rješenja mStart je promijenio oblik poslovanja i procesa u kojem sudjeluju zaposlenici organizacije, ali i njezini vanjski korisnici.

Važno je spomenuti kako je bitan element mEDI platforme eRačun (elektronički dokument koji omogućava razmjenu računa bez papira). Budući da je mProces integriran konektorima sa ERP sustavom, dokumenti kao što je eRačun će uz proces odobravanja proći i postupak raspisa troška, odlaganja te knjiženja, a u mProces će se vratiti broj veze iz ERP sustava.

Osim procesa implementacije ulaznog računa u mProcesu (eRačun ili skenirani dokument računa), mStartov tim ima velik iskustvo u kreiranju digitalnih obrazaca svih vrsta, zahtjevnica, ugovora, odluka, narudžbenica, zaprimanja ulazne pošte, putnih naloga i obračuna putnih troškova, naloga za fakturiranje i sl. mStartov tim ima veliko iskustvo u kreiranju svih dokumenata koji su u dosadašnjem poslovnom procesu “kružili” po kompaniji radi skupljanja potpisa prije realizacije.

Svaki zaseban tip dokumenta iziskuje individualni pristup, izradu digitalnog obrasca, analizu i prijedlog atributa (metapodataka – pomoću kojih će dokument kasnije biti pretraživ), osmišljavanje optimalnog procesa odobravanja uz postavljanje uvjeta koji ubrzavaju i olakšavaju proces.

Pojedini dokumenti, kao što su ugovori, mogu se evidentirati u mProcesu kao repozitorij postojećih potpisanih ugovora ili se mogu kreirati uz pomoć predložaka, koji će prije slanja drugoj ugovornoj strani na potpisivanje proći interni proces usuglašavanja. Kreiranje i uređivanje dokumenta kao što su ugovori omogućuje Office Add In alat (za MS Word i Excel format) kao ekstenzija mProces sustava.

Optimizacija i automatizacija

Poanta uspješno implementiranog procesa odobravanja digitalnog dokumenta je u optimizaciji i automatizaciji poslovnog procesa, čime dobivamo uvid u slijedivost cijelog procesa, bolju kontrolu, mjerljivost, te potencijalno unapređivanje procesa.

Uređivanje dokumenata može prolaziti niz promjena prije kreiranja završne verzije, a sve nastale verzije pohranjuju se u mProcesu. Tako kreiran elektronički dokument usmjerava se u proces odobravanja koji je prethodno definiran, te su prema poslovnoj potrebi postavljeni setovi aktivnosti ili poslovnih procedura koje treba zadovoljiti kako bi se dokument proslijedio u sljedeće stanje.

Također, da bi dokument bio potpun, važan je potpis. Digitalni potpis postao je sastavni dio svih pravno reguliranih dokumenata, te može biti ostvaren korištenjem certifikata od strane FINE ili AKD-a ili neke treće strane poput DocuSIgn, Adobe Sign itd. Odobravanje dokumenta moguće je i putem mobilne aplikacije dostupne na iOS i Android mobilnim uređajima.

Završetkom procesa odobravanja dokument se arhivira u izvornom formatu, dok je prikaz dokumenta u aplikaciji u pdf formatu, zbog nepromjenjivosti i bolje vidljivosti digitalnog potpisa.

Korisnicima je omogućen uvid u dokumente pomoću sigurnosnih postavki u sustavu (tzv. BLDG security), koji je postavljen za svaki tip dokumenta zasebno u kombinaciji s hijerarhijskom strukturom organizacije. Također, razvijen je sustav za slanje e-mail notifikacija, te alarmi za praćenje dokumenta prema zadanim atributima, koji olakšavaju korisnicima rad.

Ključ mStartovog uspjeha je u ulaganju u širenje i dijeljenje znanja, što pridonosi jačanju tima našeg stručnog tima koji krajnjem korisniku nudi optimizirana rješenja te isporuke implementacije produkta u zadanim rokovima.

Za više informacija o digitalizaciji poslovanja i podršku u cjelokupnom procesu na raspolaganju je mStart ekspertni tim: prodaja@mstart.hr; www.mstart.hr; +3851 2372 100.

Sadržaj omogućio mStart

Izvor: Poslovni dnevnik; https://www.poslovni.hr/domace/pojednostavite-papirologiju-i-fokusirajte-se-na-daljnji-razvoj-poslovanja-4398109